Eksperci podkreślają, iż znowelizowane przepisy rozporządzenia o monitorach nie są jednoznaczne. Istnieją poważne rozbieżności odnośnie do nowych obowiązków dotyczących wyposażenia stanowisk pracy dla pracowników zdalnych. Nie wiadomo, czy oprócz laptopa, należy również zapewnić takiej osobie dodatkowo podstawkę, klawiaturę czy też mysz.
Co jest istotne w kontekście nowych wymagań dotyczących wyposażenia stanowisk pracy?
Od 17 listopada bieżącego roku obowiązują zmiany dotyczące wyposażenia stanowisk pracy również dla pracowników pracujących na urządzeniach przenośnych, czyli laptopach. Jest to efekt nowego brzmienia przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 2367, zwane dalej rozporządzeniem).
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, gdy pracownik używa laptopa na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, powinien być on wyposażony w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę, zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz dodatkową klawiaturę i mysz. Nowa regulacja budzi poważne wątpliwości ekspertów dotyczące pracowników świadczących pracę zdalną, bowiem to oni właśnie są najczęściej wyposażeni w laptopy.
Zdaniem ekspertów, w zgodzie z art. 67.24 par. 1 kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Z kolei w art. 67.31 par. 8 kodeksu pracy wskazano, iż to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.
Stąd też, zdaniem Karoliny Główczyńskiej-Woelke, eksperta rynku pracy, kwestią do rozstrzygnięcia jest, czy wymogi zawarte w punktach 1,2 załącznika do rozporządzenia należy traktować jako wyposażenie podstawowe, czy też jako dodatkowe elementy wyposażenia, stanowiące o ergonomii tego stanowiska pracy. Jeżeli bowiem uznalibyśmy, iż dodatkowa klawiatura, podstawka bądź stacjonarny monitor ekranowy i mysz będą traktowane jako podstawowe wyposażenie, to należałoby je dostarczyć także dla pracowników wykonujących pracę w trybie zdalnym. Trudno bowiem tutaj o inną interpretację nowelizacji, która w zasadzie opiera się na włączaniu laptopów do aktu prawnego jako pełnoprawnego sprzętu, z którego korzystają pracownicy na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Ustawodawca zauważył bowiem, iż powszechnym elementem wyposażenia takich stanowisk pracy jest laptop i uwzględniając zdrowie pracownika, zobowiązał pracodawcę do poniesienia kosztów związanych z doposażeniem takiego stanowiska pracy.
Jednocześnie uznać można, iż laptop jest już wyposażony w monitor ekranowy, klawiaturę czy też chociażby touchpada, które stanowią jego integralną część i jednocześnie zapewniają techniczną możliwość wykonywania pracy. A zatem pracownikowi zdalnemu tak naprawdę zostało udostępnione narzędzie pracy. Wówczas dodatkową klawiaturę, mysz i podstawkę czy też stacjonarny monitor można potraktować jako wyposażenie wpływające na ergonomię pracy. Gdyby przyjąć taką interpretację, wówczas oznacza to brak konieczności ich dostarczenia pracownikowi zdalnemu, skoro organizacją stanowiska pracy ma zająć się pracownik i dotyczy to także zapewnienia stołu oraz krzesła, których pracodawca nie musi finansować. To bowiem pracownik zdalny składa oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.
Jednocześnie warto zauważyć, iż mamy jeszcze do czynienia z art. 67.24 par. 1 pkt 3 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne, związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, gdy zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie bądź porozumieniu. Stąd też nic nie stoi na przeszkodzie, by dodatkowe elementy wyposażenia dostarczył również pracodawca.
Jak jeszcze spojrzeć na zagadnienie wyposażenia stanowisk pracy zdalnej?
Otóż niewątpliwie przepisy interpretować można zatem na dwa sposoby, a przynajmniej będzie tak do czasu, gdy ukaże się stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy, bądź też urzędników Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Zdaniem dr Magdaleny Zwolińskiej, partnera w Kancelarii NGL Wiater, żaden przepis nie wskazuje jakie narzędzia są niezbędne do pracy zdalnej, dlatego przyjąć można stanowisko, iż to pracodawca decyduje co jest niezbędne do pracy zdalnej.
Ponadto podczas pracy zdalnej pracodawca jest zwolniony z obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy na rzecz pracownika, co oznacza, iż to pracownik powinien dostosować je do brzmienia nowego rozporządzenia, a nie pracodawca. Tym samym zarówno w stosunku do nowych stanowisk pracy zdalnej, jak i w okresie 6 miesięcy przejściowych w stosunku do utworzonych już stanowisk pracy zdalnej, pracodawca nie ma obowiązku doposażenia ich w elementy takie jak mysz, klawiatura czy też podstawka do laptopa.
Przyjęcie takiej koncepcji nie eliminuje jednak innych obowiązków po stronie pracodawcy, bowiem powinien on poinformować pracowników zdalnych o tym, iż do 16 maja 2024 roku powinni oni wyposażyć zdalne stanowiska pracy w monitory, podstawki pod laptopa, myszy klawiatury, o ile ich jeszcze nie używają. Pracodawca ma też obowiązek zaktualizowania informacji o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej oraz ustalenia konsekwencji odmowy dostosowania stanowiska pracy przez pracownika, poprzez poinformowanie go, że spowoduje to, iż dalsza praca zdalna nie będzie możliwa.
Jednocześnie należy mieć świadomość, iż można przepisy interpretować w ten sposób, że to pracownik zdalny sam organizuje swoje stanowisko pracy, jednak pojawia się też i inna interpretacja, zgodnie z którą wymienione w rozporządzeniu sprzęty, jak chociażby myszka, klawiatura, monitor czy podstawka, należy zapewnić pracownikowi, bowiem są one narzucone przez nowe brzmienie rozporządzenia, czyli są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej. Zgodnie z takim stanowiskiem pracodawca powinien sam doposażyć stanowiska pracy bądź przerzucić ten obowiązek na pracowników, z zastrzeżeniem, że korzystanie z własnego sprzętu powinno znaleźć odzwierciedlenie w wyższym ryczałcie, jakie otrzyma pracownik. Skoro sprzęt ten jest bowiem niezbędny, to pracownik sam go sobie zapewnia, a więc ryczałt w związku z tym powinien zostać zwiększony.
A czy można jeszcze inaczej spojrzeć na zagadnienia wyposażenia stanowisk pracy zdalnej?
Generalnie okazuje się, iż z brzmienia nowych przepisów wyciągnąć można jeszcze inne wnioski. Jak bowiem podkreśla Agata Majewska, radca prawny z Kancelarii Ślązak, Zapiór i Partnerzy, przepisy rozporządzenia przewidują zamknięty katalog wyłączeń ich zastosowania i nie ma tam mowy o wyłączeniu pracy zdalnej ani hybrydowej. Ponadto również inne przepisy prawa pracy nie przewidują takich wyłączeń, co tylko potwierdza, iż również stanowisko pracy zdalnej, tak jak w przypadku pracy hybrydowej i stacjonarnej, powinno odpowiadać aktualnym wymogom rozporządzenia.
Nowe brzmienie przepisów nie wprowadza rozróżnienia ze względu na podstawę zatrudnienia, tak więc zatem niezależnie od miejsca pracy, jeżeli tylko taka osoba używa monitora ekranowego co najmniej przez połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy, niezależnie od wymiaru etatu, w którym pracuje oraz tego czy jest praktykantem czy też stażystą, konieczne będzie dostosowanie stanowiska pracy do nowych wymogów.
Pracodawcy winni pamiętać również i o tym, że zapewnienie odpowiednich warunków pracy w biurze nie zwalnia z obowiązku zapewnienia bezpiecznego stanowiska pracy również w miejscu pracy zdalnej. Stąd też w praktyce oznaczać to może w konkretnym przypadku wyposażenie pracownika zdalnego w dwa monitory stacjonarne, jeden do pracy w biurze, a drugi do pracy zdalnej, co już dziś w praktyce nie jest rzadkim zjawiskiem, bądź też podkładką pod laptopa, z której pracownik może korzystać zarówno w biurze, jak i przy pracy zdalnej.
Zdaniem Agaty Majewskiej przepisy znowelizowanego rozporządzenia dokładnie określają w jaki sposób pracodawca powinien dostosować stanowisko pracy przy monitorze ekranowym i w jakie narzędzia powinien wyposażyć pracownika. Co do zasady, w większości przypadków są to przedmioty, które są niezbędne także do pracy zdalnej, o której mowa w kodeksie pracy.
Należy podkreślić, iż to od decyzji pracowników zależy możliwość świadczenia przez nich pracy zdalnej. Jeżeli bowiem nie złożą oni odpowiedniego oświadczenia o posiadaniu warunków odpowiadających zasadom bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, chociażby z uwagi na brak odpowiedniego stołu czy krzesła, pracodawca ma wówczas dwie ścieżki działania. Może on bowiem nie wyrazić zgody na pracę zdalną i zobowiązać pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu pracy, bądź też, w uzgodnieniu z pracownikiem, zapewnić mu takie wyposażenie, by stanowisko pracy zdalnej odpowiadało wymogom bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, bądź też sfinansować zakup tego wyposażenia przez pracownika.
Podsumowując, eksperci mają dużo wątpliwości odnośnie do brzmienia znowelizowanych przepisów dotyczących wyposażenia stanowisk pracy. Wątpliwości dotyczą szczególnie pracowników wykorzystujących do pracy urządzenia przenośne, a więc laptopy oraz pracy wykonywanej w sposób zdalny, bowiem właśnie tacy pracownicy są najczęściej wyposażeni w owe laptopy. Niestety nie ma jednoznacznego stanowiska dotyczącego tego czy również pracowników zdalnych należy dodatkowo poza laptopem wyposażyć w klawiaturę, mysz czy też podstawkę do monitora. Mamy tutaj do czynienia z przeróżnymi interpretacjami, zarówno określającymi, iż jest to obowiązek pracodawcy, jak i takimi, które sugerują, że obowiązek ten jest po stronie pracownika, który jako pracownik zdalny sam powinien zadbać o stworzenie odpowiedniego stanowiska pracy. Na pewno w tym względzie przydałaby się jednoznaczna interpretacja przepisów ze strony Głównego Inspektoratu Pracy, bądź też urzędników Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.
