Wewnętrzne regulacje odnośnie delegacji wskazane i potrzebne - KS Service
+
KSSERVICE

Wewnętrzne regulacje odnośnie delegacji wskazane i potrzebne

Wewnętrzne regulacje odnośnie delegacji wskazane i potrzebne
24/06/2021

Wewnętrzne regulacje odnośnie delegacji wskazane i potrzebne

Zasady organizacji podróży służbowych, w tym min. wysokość diet i przebieg całego procesu przygotowania wyjazdu oraz jego rozliczenia mogą, chociaż nie muszą, być opisane w wewnętrznej procedurze każdego przedsiębiorstwa.

Jaką formę mogą mieć wewnętrze regulacje dotyczące podróży służbowych?

Otóż owe wewnętrze regulacje dotyczące podróży służbowych mogą mieć charakter dwojaki, a mianowicie:

  • mogą ustalać świadczenia delegacyjne w wysokości innej niż te, które wynikają z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
  • mogą ustalać procedury dotyczące organizacji delegacji, zasady zlecania, a także planowania wyjazdów

Nadmienić należy, iż obowiązujące przepisy dzielą pracodawców na tych, którzy należą do państwowej i samorządowej sfery budżetowej i oni są objęci ww. rozporządzeniem oraz tych, którzy są spoza sfery budżetowej i są objęci ww. rozporządzeniem, jeśli nie mają własnych uregulowań w tym zakresie.

Czy wprowadzenie wewnętrznej procedury dotyczącej organizacji wyjazdów służbowych jest dedykowane wyłącznie pracodawcom prywatnym?

Otóż nie, takowe regulacje może wprowadzić pracodawca budżetowy jak i pozabudżetowy, jednakże budżetowy musi mieć na uwadze to, że niezmienne są zasady z rozporządzenia, czyli nie podlega skróceniu wymagany 14-dniowy okres na przedstawienie pracownikowi rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Jaki jest proponowany przez ekspertów w dziedzinie prawa pracy zakres wewnętrznej procedury dotyczącej organizacji wyjazdów służbowych?

Eksperci w dziedzinie prawa pracy sugerują, by pracodawcy rozważyli wprowadzenie wewnętrznych procedur i wskazują poniższy przykładowy zakres takowych zapisów:

  • wskazanie osób, które w imieniu pracodawcy wykonują czynności w zakresie podróży służbowych, jak np. bezpośredni przełożony, pracownik kadr czy pracownik księgowości
  • wskazanie osób odpowiedzialnych za zaplanowanie i realizację wyjazdów służbowych, jak np. osób zajmujących się rezerwacją noclegów, czy zakupem biletów komunikacyjnych
  • wskazanie trybu postępowania przy wyjeździe służbowym, jak np. przekazanie informacji o konieczności wyjazdu i jego celu, wydanie polecenia wyjazdu, minimalna treść służbowego polecenia wyjazdu
  • wskazanie kwestii związanych z zaliczkami na wyjazd służbowy, jak np. tryb i sposób wnioskowania, ustalenie wysokości zaliczek, sposób przekazania zaliczki pracownikowi
  • wskazanie wymogów i procedury w zakresie wnioskowania o zgodę na przejazd środkiem lokomocji niebędącym własnością pracodawcy
  • wskazanie trybu i terminu rozliczania delegacji przez pracownika, jak np. termin przekazania rozliczenia, załącznik do rozliczenia z oświadczeniem o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowej i ich wymiar, (wzór oświadczenia może stanowić część składową wewnętrznych procedur), postępowanie w przypadku utarty dokumentów
Przeczytaj  Sądy zaczynają dyscyplinować organ rentowy

Czy rachunki i faktury załączone przez pracownika do rozliczenia delegacji służbowej są wyłączną podstawą do dokonania tegoż rozliczenia?

Okazuje się, iż rachunki i faktury dołączone przez pracownika do rozliczenia delegacji służbowej nie są wyłączną podstawą do dokonania tegoż rozliczenia, ponieważ jego pracodawca jest zobowiązany pozyskać jeszcze inne dodatkowe informacje, a dotyczy to:

  • diet – w tym miejscu wiele zależy od tego, czy podczas podróży służbowej pracodawca zapewnił pracownikowi całodzienne lub chociażby częściowe wyżywienie, czy były one oferowane wraz z noclegiem, w przypadku rozliczania delegacji zagranicznej ważna jest też godzina przekroczenia granicy przy wyjeździe i powrocie
  • kosztów noclegowych – ważne jest, czy nocleg w podróży służbowej był płatny, czy bezpłatny, bo zapewniony przez instytucję zagraniczną, do której oddelegowany został pracownik, a także czas dotarcia pracownika do miejscowości docelowej przy delegacji krajowej celem ustalenia podstaw i wymiaru ryczałtu noclegowego
  • ryczałtów na przejazdy lokalne – istotne jest, czy pracownik ponosił koszty przejazdów, czy ich nie ponosił, bo np. hotel zapewnił transfer z lotniska lub miejsce noclegu było w bezpośrednim sąsiedztwie dworca kolejowego lub lotniska
  • kosztów przejazdów – trzeba ustalić, czy pracownik posiada prawo do przejazdów ulgowych, a przy użytkowaniu przez pracownika pojazdu niebędącego własnością pracodawcy ważna jest też liczba przejechanych kilometrów

Jaka jest postawa prawna składania przez pracownika dodatkowych oświadczeń i czy są one składane obligatoryjnie?

Na podstawie par. 5 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o wszelakich okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów i zwrot innych kosztów podróży służbowej lub na ich wysokość. Nie jest to jednakże wymóg, ale eksperci w dziedzinie prawa pracy sugerują, iż warto traktować te oświadczenia jako standard, od którego w uzasadnionych przypadkach, pracodawca ma możliwość odstąpić.

Przeczytaj  Praktyczne pytania zaawansowane o Mikrorachunkach

Podsumowując, zazwyczaj same dokumenty źródłowe w postaci faktur czy rachunków nie są wystarczające do rozliczenia kosztów służbowej delegacji, stąd też optymalne było by wprowadzenie standardowego wzoru oświadczenia o wszystkich okolicznościach mających jakikolwiek wpływ na zasadność i wymiar diet, ryczałtów i zwrotów różnorakich kosztów poprzez wewnętrzną procedurę obowiązującą pracowników danego zakładu pracy.