Zbieg pewnych okoliczności sprawia czasami, że w wyniku braku stosownych informacji od pracownika zmieniającego miejsce pracy i korzystającego ze zwolnienia lekarskiego, pracodawca wypłaca mu błędnie obliczone wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku płatnego z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jakie kroki powinien powziąć pracodawca, który wypłacił pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu lekarskim wynagrodzenie chorobowe za cały miesiąc, a powinien wypłacić je w części, do której dopłatę zleci Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
Przykładowa sprawa dotyczy małego przedsiębiorstwa, które nie jest płatnikiem zasiłków. Nowo zatrudniony pracownik zachorował 10 czerwca, a zwolnienie lekarskie otrzymał do końca miesiąca. Pracownik nie dostarczył świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy do dnia rozliczenia chorobowego. Obecny pracodawca wypłacił mu zatem wynagrodzenie chorobowe za 21 dni, czyli za cały okres przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim. Po wypłacie pracownik doniósł świadectwo pracy i wtedy na jaw wyszło, że pracownik już chorował w bieżącym roku i za część okresu choroby przysługiwał pracownikowi zasiłek chorobowy w miejsce wynagrodzenia chorobowego. Zatem wyłącznie za 15 dni czerwca przysługiwało pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, a za pozostałą cześć miesiąca – zasiłek wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Pracodawca miał dylemat, czy w takiej sytuacji powinien zażądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia oraz złożyć do ZUS zaświadczenie Z-3, które służy ustaleniu prawa do zasiłku chorobowego i obliczeniu jego wysokości i zawiera informacje zarówno o płatniku składek, jak i o ubezpieczonym oraz wykaz uzyskiwanych przez niego zarobków.
Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozwiewa Izabela Nowacka, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, ekspert od wynagrodzeń. Wyjaśnia ona, iż w przykładowym przypadku pracodawca nie musi żądać od pracownika zwrotu nadpłaconego za 6 dni wynagrodzenia chorobowego, jednakże powinien złożyć w tej sprawie:
- raport korygujący ZUS RSA kwalifikując tę wypłatę pod osobnymi kodami świadczenia/przerwy
- raport korygujący ZUS RCA i obniżyć w nim podstawę wymiaru składki zdrowotnej
Powyższa poprawna kwalifikacja i korekta podstawy wymiaru składki zdrowotnej wynika z faktu, iż zasiłek nie podlega żadnym składkom, w konfrontacji z wynagrodzeniem chorobowym, które jest podstawą wymiaru składki zdrowotnej.
Płatnik, mimo, że nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, może zaliczyć obliczoną kwotę zasiłku w ciężar bieżących składek społecznych w deklaracji ZUS DRA z uwagi na to, iż zasiłki wypłacane są przez ZUS, a finansowane z budżetu państwa.
Gdzie pojawił się problem w omawianym przypadku i czy pracodawca postąpił prawidłowo?
Pracodawca dokonał prawidłowej wypłaty wynagrodzenia chorobowego na podstawie swojej aktualnej wiedzy i w dobrej wierze, a pracownik nabył już prawo do tego świadczenia, ponieważ minął czas tzw. wyczekiwania trwającego 30 dni obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego z tytułu aktualnego stosunku pracy.
Problem pojawił się podczas ustalania ilości dni wykorzystanych na czas choroby w ciągu bieżącego roku, który wynosi 33 dni, a dla pracownika w wieku powyżej 50 lat – 14 dni. Limit ten określa za ile dni przysługuje pracownikowi wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę, a kiedy rozpoczyna się czas uprawnienia do zasiłku.
Z uwagi na to, iż pracownik nie dostarczył na czas dokumentacji akt osobowych w postaci świadectwa pracy, obecny pracodawca nie miał wiedzy o tym, czy pracownik chorował będąc zatrudnionym w poprzednim przedsiębiorstwie i ile dni limitu wykorzystał i za jaki czas otrzymał już zasiłek chorobowy, zatem nie mógł prawidłowo ustalić rodzaju właściwego świadczenia chorobowego.
Jakie dane znajdują się w świadectwie pracy?
Pracodawca wręczając pracownikowi, z którym rozwiązany został stosunek pracy, świadectwo pracy, jest zobowiązany do zawarcia w nim min. informacji o liczbie dni w ciągu roku, za które wypłacił danemu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe. To jest wymóg zapisany w art. 92 kodeksu pracy (KP).
Wymóg ten jest istotny pod kątem ustalenia stopnia wykorzystania 33-dniowego (lub 14-dniowego dla pracowników 50+) limitu przewidzianego w danym roku kalendarzowym niezaleźnie od tego, ilu pracodawców miał w nim pracownik.
Czy zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe to nie jest to samo?
Otóż nie, są to całkowicie odrębne rodzajowo świadczenia różniące się kilkoma kluczowymi aspektami:
- wynagrodzenie chorobowe finansowane i wypłacane jest przez pracodawcę ze środków własnych
- zasiłek chorobowy wypłaca ZUS lub pracodawca jako płatnik składek w zależności kto w danym roku jest do tego upoważniony
- wynagrodzenie chorobowe podlega oskładkowaniu wyłącznie składką zdrowotną
- zasiłek chorobowy nie jest obarczony żadną składką ubezpieczeniową
- wynagrodzenie chorobowe jest przychodem ze stosunku pracy
- zasiłek chorobowy jest kwalifikowany jako przychód z innych źródeł
Powyższe różnice sprawiają, iż wszelakie pomyłki w tym aspekcie muszą być odpowiednio skorygowane.
Z jakiego powodu nie ma konieczności zwrotu przez pracownika nienależnej części wynagrodzenia chorobowego?
W omawianym przypadku oraz wszystkich innych, które charakteryzują się tymi samymi parametrami, za cały okres zwolnienia lekarskiego, a także za przepracowaną część miesiąca kalendarzowego, pracownik otrzymał przychód ze stosunku pracy w prawidłowym wymiarze. Korekcie podlega wyłącznie kwalifikacja kwoty wypłaty na odpowiednie części:
- wynagrodzenia chorobowego
- zasiłku chorobowego
których podstawę wymiaru oraz odsetek do wypłaty stanowi tożsama kwota, a ich obliczeń dokonuje się według tych samych zasad i jest to 80% podstawy wymiaru.
Jakie jest odniesienie omawianego przykładu do kwestii podatku dochodowego?
W odniesieniu do podatku dochodowego w omawianym przykładzie sprawa jest prostsza niż w przypadku zobowiązań wobec ZUS, z uwagi na to, że niczego nie trzeba korygować, bowiem składka na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia chorobowego za 21 dni została faktycznie potrącona ze środków pracownika i odliczona od zaliczki na podatek, a po dokonaniu na rzecz pracownika zwrotu nadpłaconej składki odliczonej uprzednio, składkę tę pracownik jako podatnik doliczy do podatku dochodowego z uwzględnieniem roku, w którym do tego zwrotu faktycznie dojdzie.
Jaka procedura obowiązuje, jeśli sytuacja będzie całkowicie odwrotna?
W przypadku, kiedy pracodawca wypłaci zasiłek chorobowy za dany miesiąc, a powinien wypłacić jeszcze wynagrodzenie chorobowe należy sporządzić korektę raportu:
- ZUS RSA – skorygowanie liczby dni zasiłkowych i kwot wypłaconych świadczeń oraz przekwalifikowanie świadczeń
- ZUS RCA – wskazanie prawidłowej podstawy wymiaru składki zdrowotnej, czyli właściwej kwoty wynagrodzenia chorobowego i poprawnej kwoty składki
Różnicę wynikającą z owej korekty pracodawca jako płatnik musi zapłacić do ZUS wraz z odsetkami pod warunkiem, że wymiar odsetek przekroczy 6,60 zł, ponieważ poniżej tej kwoty odsetek nie uiszcza się.
Dodatkowo pracownik jest zobowiązany zwrócić swemu pracodawcy niedopłatę, bo pracownik jako ubezpieczony musi pokryć koszt ubezpieczenia zdrowotnego w całości.
Podsumowując, zwykłe niedopatrzenie pracownika lub jego zaniedbanie w postaci niedostarczenia nowemu pracodawcy świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy mogą być przyczyną błędnych kwalifikacji wypłaty świadczenia chorobowego, czyli wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, a to z kolei wymusza na pracodawcy złożenie stosownych korekt ZUS, jakimi są raporty korygujące ZUS RSA i ZUS RCA.
