W ubiegłym tygodniu opublikowany został projekt rozporządzenia ministra infrastruktury zakładający między innymi wzrost stawki za 1 km przebiegu pojazdu, czyli tak zwanej kilometrówki. Na tej zmianie skorzystają nie tylko pracownicy, którzy używają prywatnych samochodów do celów służbowych, ale także sami pracodawcy, którzy dokonują zwrotów zatrudnionym przez siebie pracownikom kosztów poniesionych w tymże celu, bowiem będą oni mogli odliczyć te koszty od przychodu w wysokości wyższej niż dotychczas.
O jakie zmiany stawek kilometrówki chodzi i od kiedy mają one wejść w życie?
Zmiany stawek kilometrówki mają wejść w życie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia rozporządzenia zmieniającego w Dzienniku Ustaw i będą one następujące:
- dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ maksymalna stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi obecnie 0,5214 zł, a po zmianie wynosić będzie 0,89 zł
- dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ maksymalna stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi obecnie 0,8358 zł, a po zmianie wynosić będzie 1,038 zł
- dla motocykli maksymalna stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi obecnie 0,2302 zł, a po zmianie wynosić będzie 0,69 zł
- dla motorowerów maksymalna stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi obecnie 0,1382 zł, a po zmianie wynosić będzie 0,42 zł
W jaki sposób oblicza się koszty przejazdu prywatnym samochodem pracownika w podróży służbowej?
Do obliczenia zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej pracodawca musi przemnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Wówczas przyznany pracownikowi zwrot jest co do zasady przychodem ze stosunku pracy, jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16a ustawy o PIT pracownikowi przysługuje zwolnienie, bowiem w myśl tego przepisu należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach ministra pracy, które dotyczą należności w podróży służbowej, zwolnione są od podatku.
Czy pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych nie wynikających z polecenia podróży służbowej?
Tak, pracodawca może zwrócić swojemu pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, które de facto nie wynikają z polecenia podróży służbowej i wówczas są to:
- ryczałt miesięczny lub
- koszty w wysokości nieprzekraczającej kwoty liczonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu, lecz wówczas przebieg ten musi być ewidencjonowany
Ryczałt miesięczny liczony jest w taki sposób, że mnoży się stawkę za 1 km przebiegu pojazdu przez miesięczny limit kilometrów uzależniony od wielkości miejscowości i wynosi on maksymalnie:
- 300 km dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców
- 500 km dla miejscowości od ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
- 700 km dla miejscowości od ponad 500 tys. mieszkańców
W przypadku służby leśnej i służby parków narodowych limit ten można podwyższyć do 1.500 km, a dla służb ratowniczych i służb w innych instytucjach funkcjonujących w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub przy usuwaniu jej skutków oraz skutków katastrofy ekologicznej, miesięczny limit podwyższyć można do 3.000 km.
Czy ryczałt i zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zwolnione są z podatku dochodowego?
Jak od dawna utrzymuje fiskus, ani ryczałt ani zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu nie są zwolnione z podatku dochodowego dla wszystkich pracowników. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, zwolnienie przysługuje tylko wtedy, jeśli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez pracodawcę lub możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Urzędnicy skarbowi są zdania, że chodzi tylko o kwoty wypłacane pracownikom Poczty Polskiej, Lasów Państwowych i pomocy społecznej, bowiem opierają się na orzeczeniu w WSA w Gdańsku z 10 maja 2017 roku (sygn. akt I SA/Gd 98/17), gdzie sąd orzekł, że zwolnienie z podatku obejmuje wyłącznie niektórych pracowników, jeśli możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw, jak ustawa o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska, ustawa o lasach czy ustawa o pomocy społecznej. Wszystkie inne przypadki zwrotu kosztów przejazdu pracownika samochodem prywatnym w jazdach lokalnych stanowią podstawę do uznania ich za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.
Czy pracodawca może wypłacić pracownikowi wyższą kwotę rekompensaty niż limit wynikający z przepisów i co dla pracownika oznacza planowana podwyżka stawek kilometrówki?
Oczywiście pracodawca może wypłacać pracownikowi większą rekompensatę niż limit, który wynika z rozporządzeń ministra pracy i ministra infrastruktury, lecz wiązać się to będzie dla niego z negatywnymi skutkami podatkowymi. Nadwyżka bowiem nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Przykładowo, gdy pracownik będący w podróży służbowej przejedzie 400 km swoim własnym samochodem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, a stawka za 1 km przebiegu dla takiego samochodu obecnie wynosi 0,8358 zł, limit zwrotu za te 400 km wynosi 334,32 zł, a po podwyżce stawek kilometrówki stawka za 1 km przebiegu dla samochodu powyżej 900 cm³ wynosić będzie 1,038 zł, a zatem limit zwrotu za 400 km wynosić będzie 415,20 zł. Tak obliczona kwota będzie zwolniona z podatku u pracownika i jednocześnie stanowić będzie koszt uzyskania przychodu u pracodawcy. Jeśli natomiast pracodawca zwróci pracownikowi 500 zł, to nadwyżka ponad limit wynosząca obecnie 165,68 zł, a według projektowanych stawek 84,80 zł nie będzie dla pracodawcy kosztem, natomiast dla pracownika będzie przychodem do opodatkowania.
Dla pracodawców podwyżka stawek kilometrówki oznacza wzrost kwot możliwych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Po podwyżce, nowe wyższe kwoty będzie można zaliczyć do podatkowych kosztów także wyłącznie do limitu określonego w rozporządzeniu, jak to jest do tej pory, a kwoty wypłacone ponad limit nie stanowią kosztu podatkowego i dotyczy to podróży służbowych, jak i jazd lokalnych odbywanych przez pracownika prywatnym samochodem.
Jak wpłynie podwyżka stawek kilometrówki na sytuację przedsiębiorców, którzy wykorzystują do celów służbowych swój prywatny samochód, który nie jest składnikiem majątku przedsiębiorstwa?
Dla przedsiębiorców, którzy wykorzystują swój prywatny samochód do celów służbowych, a nie stanowi on majątku przedsiębiorstwa, planowana podwyżka stawek kilometrówki nie będzie miała znaczenia. Przedsiębiorcy nie muszą prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu, lecz odliczają wówczas tylko 20% wydatków na użytkowanie samochodu, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Natomiast przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć 100% wydatków związanych z używaniem auta, które nie stanowi składniku majątku przedsiębiorstwa, muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Ewidencja ta, to ta sama ewidencja jaką przedsiębiorca prowadzi dla celów podatku VAT. Ustawa o PIT zobowiązuje do prowadzenia przez podatnika ewidencji, a kiedy podatnik tego obowiązku nie wypełnia, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany do celów mieszanych, a to oznacza, że przedsiębiorca odliczyć może tylko 75% wydatków na użytkowanie takiego samochodu i wynika to z przepisów ustawy o PIT, min. z art. 23 ust. 1 punkt 46a.
Czy ewidencja przebiegu pojazdu przedsiębiorcy jest taka sama jak ewidencja prowadzona w celu rozliczenia podróży służbowej pracownika?
Ewidencja przebiegu pojazdu przedsiębiorcy różni się od ewidencji prowadzonej w celu rozliczenia podróży służbowej pracownika, ponieważ przedsiębiorca nie oblicza kosztów przejazdu, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr, bo celem prowadzenia tej ewidencji jest potwierdzenie, że wykorzystuje samochód wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a wydatki odlicza na podstawie otrzymanych faktur VAT.
Podsumowując, planowana jest podwyżka stawek za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego do użytku służbowego, a co za tym idzie zwiększą się zwroty za przejazdy i podróże. Przedsiębiorcy odliczą wówczas więcej z tytułu rekompensaty wydatków za używanie przez pracownika jego prywatnego samochodu do celów służbowych. pracownicy natomiast będą mieli wyższe zwolnienie z podatku, pod warunkiem, że w ogóle im ono przysługuje. Fiskus posiłkuje się bowiem prawomocnym orzeczeniem WSA w Gdańsku z 10 maja 2017 roku, w którym sąd orzekł, że zwolnienie z podatku obejmuje tylko niektórych pracowników, jeżeli możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw, takich jak ustawa o lasach, ustawa o pomocy społecznej i ustawa o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska. To zaś oznacza, że zwolnienie z podatku dotyczy wyłącznie leśników, pracowników pomocy społecznej i pracowników Poczty Polskiej.
