Od 17 stycznia bieżącego roku wzrastają stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego, motocykla i motoroweru, co wynika z opublikowanego już rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku. Tym samym wzrosną kwoty zwrotów, jakie pracodawca dokonuje pracownikom za jazdy lokalne oraz podróże służbowe.
Z czego zatem wynika zmiana stawek kilometrówki i kwoty zwrotów za przejazdy lokalne oraz podróże służbowe?
Otóż rozporządzenie ministra infrastruktury z 22 grudnia 2022 roku ukazało się w Dzienniku Ustaw z 2023 roku pod pozycją numer 5 i dotyczy ono podwyższenia stawek za używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Warto w tym miejscu podkreślić, iż stawki te nie były zmieniane od 16 lat, bowiem po raz ostatni zmiana miała miejsce w roku 2007.
Zatem od 17 stycznia 2023 roku nowe stawki za kilometr przebiegu pojazdu wyniosą:
- dla samochodu osobowego
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł
- dla motocykla – 0,69 zł
- dla motoroweru – 0,42 zł
W tym kontekście podkreślić należy, iż jeśli oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed dniem wejście w życie rozporządzenia zmieniającego, czyli przed 17 stycznia 2023 roku, to do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu stosuje się już nowe stawki.
Podkreślić należy, iż po zmianie różnica w stawce pomiędzy samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika do 900 cm³, a motocyklem wyniesie zaledwie 0,20 zł (dotychczas było to prawie 0,30 zł). Przedstawiciele resortu infrastruktury uzasadniają to tym, iż obecnie na rynku funkcjonuje coraz mniej samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³, a poza tym na przestrzeni ostatnich lat miał miejsce rozwój technologiczny silników motocyklowych.
Co zatem wynika z takowego brzmienia nowych przepisów i stawek?
Podkreślić warto, iż stawki podane w rozporządzeniu to stawki maksymalne. Zatem pracodawca może, wedle własnej woli, wypłacić pracownikowi więcej, ale zwolnienia podatkowe i ze składek na rzecz ZUS przysługują tylko do kwoty wynikającej z przemnożenia maksymalnej stawki przez 1 km przebiegu. Stawka za kilometr przebiegu służy do ustalania zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych oraz w podróżach służbowych.
Zasady zwrotu kosztów w jazdach lokalnych uregulowane są w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W rozporządzeniu tym ustanowione zostały limity przebiegu w jazdach lokalnych, które zależą od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.
Wskazane powyżej limity nie zmieniły się, zatem zwrot kosztów za jazdy lokalne nie może przekroczyć wyznaczonych limitów, które w gminach i miastach wynoszą:
- do 100 tys. mieszkańców – 300 km
- od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km
- ponad 500 tys. mieszkańców – 700 km
Poza tym limit dla pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych:
- w służbie leśnej nie może przekroczyć 1.500 km
- w służbach ratowniczych i innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową bądź też usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej nie może przekroczyć 3.000 km
Sam zwrot kosztów w jazdach lokalnych jest zwolniony z podatku dochodowego PIT do wysokości:
- miesięcznego ryczałtu albo
- wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu, pod warunkiem, że przebieg ten jest ewidencjonowany.
Problem obecnie dotyczy tego, iż przepis ten przyznaje zwolnienie tylko, gdy „obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw”. W powyższym kontekście przedstawiciele fiskusa od lat twierdzą, iż zwolnienie z PIT na tej podstawie przysługuje wyłącznie pracownikom objętym przepisami ustaw:
- o lasach
- o pomocy społecznej
- o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska”
Tym samym od pozostałych pracowników, którzy korzystają z prywatnych pojazdów służbowych w jazdach lokalnych, przedstawiciele fiskusa żądają podatku dochodowego PIT od całości zwróconych im kosztów przejazdu. Podobną wykładnię stosuje również z reguły Naczelny Sąd Administracyjny.
Co jeszcze jest istotne w kontekście stawki kilometrówki i zwrotu kosztów podróży?
Generalnie takiego podziału na uprawnionych do zwolnienia z PIT, jak przedstawiono powyżej, nie ma przy zwrocie kosztów używania prywatnych pojazdów w podróżach służbowych. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o PIT zwolnione z podatku są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
Zwolnienie przysługuje do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z brzmieniem przepisów tegoż rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej prywatnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Nie może być ona wyższa niż stawka określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 roku.
W odniesieniu z kolei do zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne, to regulacje zawarte są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z rozporządzenia tego wynika, iż składek nie nalicza się od:
- zwrotu kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy, do wysokości wynikającej z miesięcznego ryczałtu lub przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu
- diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika, w tym zwrotu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem w podróży krajowej lub podróży zagranicznej, do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu
Podkreślić warto, iż co do zasady składniki przychodu, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne. Wynika to z przepisów ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Podsumowując, od 17 stycznia 2023 roku wchodzą w życie przepisy opublikowanego już w Dzienniku Ustaw rozporządzenia ministra infrastruktury z 22 grudnia 2022 roku. Owo rozporządzenie wprowadza nowe stawki kilometrówki za używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Tym samym wzrosną kwoty zwrotów dokonywanych przez pracodawców wobec pracowników za jazdy lokalne oraz podróże służbowe. Warto w tym miejscu podkreślić, iż stawki kilometrówki wzrastają po raz pierwszy od 16 lat.
