Niebywale interesujące są obecnie zasady dotyczące szkoleń dla pracowników. W powyższym kontekście na pewno warto wiedzieć jakie szkolenie dla pracowników pracodawca może, a jakie musi sfinansować. Generalnie te szkolenia, które są niezbędne do wykonywania zadań na danym stanowisku pracy bądź też, które zleci pracodawca, muszą być przez niego opłacone oraz zorganizowane możliwie w czasie pracy. Obowiązków takich pracodawca nie ma wobec innych form dodatkowego kształcenia.
Jak zatem podejść do zagadnienia szkoleń dla pracowników i ich organizacji?
Niewątpliwie znowelizowane przepisy kodeksu pracy dotyczące szkoleń dla pracowników, które obowiązują od 26 kwietnia bieżącego roku, nadal powodują wiele wątpliwości, dotyczących chociażby tego, o jakich rodzajach szkoleń jest mowa oraz jak daleko sięgają obowiązki pracodawcy.
Najwięcej wątpliwości w tym względzie budzi brzmienie nowego art. 94.13 kodeksu pracy. Zgodnie z owym przepisem, gdy obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy bądź pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego bądź regulaminu pracy, bądź przepisów prawa, bądź umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, to szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika, wlicza się do czasu pracy.
Jednocześnie art. 94.13 kodeksu pracy określa również jakich rodzajów szkoleń dotyczy obowiązek zapewnienia i sfinansowania ich przez pracodawcę, przy czym chodzi tutaj o szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku pracy. Stąd też niezbędność taka wynikać musi z:
- powszechnie obowiązujących przepisów, w tym kodeksu pracy, pragmatyki służbowej czy też innych przepisów szczególnych lub
- regulacji zakładowych, w tym układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych czy też regulaminu pracy lub
- umowy o pracę
W powyższym względzie analogiczne zasady dotyczą sytuacji, gdzie szkolenie nie jest niezbędne dla pracy danego pracownika, jednakże przełożony planuje skierować go na kurs doszkalający bądź też studia, chociażby w związku ze zmianą stanowiska pracy lub poszerzeniem zakresu obowiązków. W takiej sytuacji również odbycie danej formy szkolenia pracodawca ma obowiązek sfinansować w całości oraz zapewnić pracownikowi udział w nim możliwie w godzinach pracy pracownika. Również tylko takie szkolenia obligatoryjnie wliczane są do jego czasu pracy.
W odniesieniu z kolei do zakresu obowiązkowych szkoleń warto wspomnieć, iż zgodnie z art. 102 kodeksu pracy kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku pracy mogą być ustalane w układach zbiorowych pracy lub w regulaminie wynagradzania, w zakresie, w jakim nie regulują tych szkoleń przepisy szczególne.
Na co jeszcze zatem warto zwrócić uwagę w kontekście organizacji szkoleń pracownika?
Otóż na pewno znowelizowane przepisy kodeksu pracy nie oznaczają, iż pracodawca ma obowiązek sfinansować każdy rodzaj szkolenia pracownika, a w szczególności obowiązek ten nie dotyczy form podnoszenia kwalifikacji, które pracownik chciałby podjąć z własnej inicjatywy, jak chociażby dla rozwinięcia swych umiejętności. Tym samym, gdy w regulaminie pracy przewidziana została możliwość partycypacji pracodawcy w kosztach kształcenia pracowników, a jednocześnie dokument ten nie wymienia, że określone kwalifikacje są niezbędne do danego rodzaju pracy, pracownik nie ma roszczenia o ich zapewnienie w postaci sfinansowania, ani zaliczenia do czasu pracy.
W tego typu sytuacjach zastosowanie znajdą znane i obowiązujące już od lat przepisy kodeksu pracy, dotyczące podnoszenia przez pracowników kwalifikacji, określone w art. 103.1-6 kodeksu pracy. Warto również podkreślić, iż obowiązujące od kwietnia bieżącego roku przepisy dotyczą tylko szkoleń, co jest pojęciem węższym od podnoszenia kwalifikacji zawodowych, o której mowa w przepisach obowiązujących już od lat ubiegłych.
Przykładowo zatem studia podyplomowe w zależności od tego jakiego pracownika dotyczą i czy są wyrazem inicjatywy którejkolwiek ze stron, czy też polecenia przełożonego, mogą być obowiązkowo sfinansowane przez pracodawcę w całości lub też nie. Jeżeli przykładowo kurs bądź też studia podyplomowe odbywają się na wniosek pracownika, a pracodawca wyraża zgodę, wówczas pracownik ma prawo do urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by móc punktualnie dotrzeć na zajęcia i wziąć w nich udział.
Jednocześnie strony stosunku pracy zawrzeć mogą również umowę, zgodnie z którą pracodawca zobowiąże się do całkowitego bądź częściowego sfinansowania szkolenia, a w zamian za co pracownik zobowiąże się do pozostania w zatrudnieniu nie dłużej niż przez kolejne 3 lata, pod rygorem proporcjonalnego zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę.
Istotnym jest również, iż w zakresie nieobowiązkowych form podnoszenia kwalifikacji pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na odbywanie szkoleń przez pracownika na powyższych zasadach. Wówczas kodeks pracy przewiduje możliwość zawarcia porozumienia, gdzie pracodawca uzgodni z pracownikiem zasady nieodpłatnego zwolnienia w całości lub części z dnia pracy bądź też urlopu bezpłatnego.
Nowe przepisy kodeksu pracy nie regulują również szkoleń nieobowiązkowych, zapewnianych przez pracodawcę, gdzie pracownicy mogą brać udział dobrowolnie. Takie szkolenia mogą odbywać się poza godzinami pracy i nie będą obligatoryjnie wliczane do czasu pracy.
Co jest jeszcze istotne w kontekście nowych zasad szkoleń dla pracowników?
Generalnie w nowych przepisach mowa jest o tym, iż obowiązkowe szkolenie, o ile to możliwe, powinno odbyć się w godzinach pracy pracownika. Nie zawsze jednak będzie to możliwe i wówczas odbywa się ono w dniu wolnym od pracy pod kątem harmonogramu pracy, który nie jest jednocześnie świętem, niedzielą ani tak zwaną wolną sobotą.
W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku udzielenia pracownikowi w zamian innego dnia wolnego. Niezależnie jednak od tego czas pracy w takim dniu może powodować przekroczenie przez pracownika przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym i wtedy oprócz normalnego wynagrodzenia pracownikowi przysługiwać będzie dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, w wysokości 100,0% wynagrodzenia za każdą godzinę szkolenia w takim dniu.
Z nowych przepisów wynika również obowiązek informacyjny w zakresie szkoleń i pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy poinformować go o prawie do szkoleń, a w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej w danej organizacji.
W odniesieniu do powyższej sytuacji wielu pracodawców się zastanawia, czy powinni oni obowiązkowo opracować taką politykę szkoleń i zapewnić pracownikom odpowiednią ich pulę, pomimo, że dotychczas tego nie robili. By odpowiedzieć na tę kwestię należy sprawdzić, czy obowiązujące przepisy wewnętrzne, regulacje czy też sama umowa o pracę z konkretnym pracownikiem określają, że dla wykonywania przez niego pracy danego rodzaju bądź na konkretnym stanowisku pracy konieczne jest odbycie określonego szkolenia. Jeżeli nie, wówczas polityka szkoleniowa nie jest obligatoryjna, chociaż z drugiej coraz więcej przedsiębiorstw opracowuje programy szkoleniowe, gdzie przedstawia wachlarz form podnoszenia kwalifikacji, których koszty gotowi są oni pokryć.
Na pewno opracowanie polityki szkoleniowej ocenić należy jako przydatne narzędzie w obszarze HR, pozwalające określić dostępność szkoleń czy też zakres wsparcia pracodawcy dla poszczególnych grup pracowników. Na pewno przysłuży się to większej przejrzystości w tym zakresie, minimalizując ryzyko nierównego traktowania, bądź też dyskryminacji w zakresie dostępu do szkoleń.
Pamiętać bowiem należy o tym, iż pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji, a różnicowanie sytuacji pracownika, którego skutkiem jest pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach, jest uznawane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Chyba, że pracodawca udowodni, że kierował się w danym przypadku obiektywnymi powodami.
Warto pamiętać o tym, iż naruszenie przepisów kodeksu pracy dotyczących pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń, stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1.000,00 zł do 30.000,00 zł, a za takowe potraktowane może być chociażby zobowiązanie pracownika do pokrycia kosztów obowiązkowego dla niego szkolenia, pod rygorem niedopuszczenia do pracy bądź zwolnienia.
Niezależnie jednak od szkoleń obowiązkowych z przepisów kodeksu pracy jasno wynika, iż pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikowi podnoszenie kwalifikacji. Tym samym bezzasadna odmowa zwolnienia na czas udziału w kursie czy też udzielenia urlopu, może zostać uznana za formę utrudniania podnoszenia kwalifikacji.
Z kolei w odniesieniu do szkoleń obowiązkowych pracownik, który otrzymał polecenie dodatkowego szkolenia, może żądać jego zapewnienia i sfinansowania przez pracodawcę. Poza tym dochodzenie swych praw nie może powodować dla niego negatywnych konsekwencji, a w szczególności stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przyczyny uzasadniającej przygotowanie do wypowiedzenia rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę.
Podsumowując, obowiązujące od kwietnia bieżącego roku nowe zasady dotyczące szkoleń obowiązkowych w przedsiębiorstwach budzą pewne wątpliwości interpretacyjne. Warto zatem wiedzieć, iż szkolenia, które są niezbędne do wykonywania zadań na danym stanowisku pracy lub też takie, które zleci pracodawca, muszą być przez tegoż pracodawcę opłacone i zorganizowane możliwie w czasie pracy. Obowiązków takich pracodawca nie ma już wobec wszelkich innych form kształcenia.
