Generalnie ciekawym zagadnieniem są zasady oskładkowania nagród jubileuszowych. W tym względzie niezmiernie istotne jest brzmienie przepisów wewnątrzzakładowych odnośnie przyznawania i wypłaty nagród jubileuszowych. To one bowiem w głównej mierze decydują o jej podleganiu pod oskładkowanie.
Co zatem jest ważne w kontekście nagród jubileuszowych w zakładach pracy?
Należy przede wszystkim zaznaczyć, iż w przypadku pracodawców spoza sektora publicznego nagroda jubileuszowa ma charakter dobrowolny i zależy od możliwości finansowych danego pracodawcy. Co do zasady jest ona przyznawana pracownikowi w związku z upływem określonego czasu zatrudnienia, na co wskazuje chociażby wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 26 września 2019 roku (sygn. akt III AUa 2051/18).
Przy nagrodzie jubileuszowej pojawia się pytanie odnośnie jej oskładkowania, gdy pracownik w międzyczasie dokona zmiany pracodawcy. Zdarza się bowiem tak, iż po wyznaczonym okresie czasu (chociażby przykładowo po 3 latach pracy), nabywa on prawo do nagrody jubileuszowej w kontekście trwania całego swego zatrudnienia.
Odnośnie ewentualnego oskładkowania nagród jubileuszowych należy odnieść się do przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm., zwana dalej ustawą systemową). Otóż zgodnie z art. 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 owej ustawy systemowej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm. zwana dalej ustawą o PIT).
W myśl takich przepisów za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
- wynagrodzenia zasadnicze
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
- dodatki
- nagrody
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop
- inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń czy też świadczeń częściowo płatnych
Czy zatem wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika bezwzględnie podlegają oskładkowaniu?
Otóż od zasady naliczania składek od przychodów ze stosunku pracy istnieją wyjątki, które określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.).
Z par. 2 ust. 1 pkt 1 powyższego rozporządzenia wynika, iż z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są przychody uzyskane tytułem nagrody jubileuszowej, jeżeli według zasad określających warunki jej przyznawania przysługują one pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. W tym kontekście warto przeanalizować wykładnię tych przepisów dokonywaną w orzecznictwie sądowym czy też interpretacjach własnych przedstawicieli organu rentowego.
Przykładowo w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 30 października 2014 roku (sygn. akt III AUa 136/14) sędziowie podkreślili, iż nagroda jubileuszowa przynależy pracownikowi po nabyciu określonego stażu pracy i nie należy od niej odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli pomiędzy kolejnymi nagrodami upłynął okres co najmniej pięciu lat. Ten sam sąd w wyroku z dnia 15 stycznia 2016 roku (sygn. akt III AUa 1615/15) słowami sędziów podkreślił ponadto, iż ustanowienie prawa do nagrody jubileuszowej dla danego pracownika może nastąpić ad hoc i bez uprzedniego ustalenia zasad obowiązujących ogół zatrudnionych u danego pracodawcy.
To jednak skutkowałoby akceptacją dla wyłączenia możliwości jakiejkolwiek kontroli prawidłowości przyznania lub nieprzyznania tego rodzaju świadczeń, tak przez pracowników, jak i przez organ rentowy, co praktycznie wyklucza zasadność takiego stanowiska.
A jak kwestie oskładkowania nagród jubileuszowych oceniają przedstawiciele organu rentowego?
W kontekście interpretacji dokonywanych przez przedstawicieli ZUS warto odnieść się do interpretacji indywidualnej z dnia 11 czerwca 2018 roku (znak DI/100000/43/461/2018), gdzie przedmiotem analizy była faktyczna wypłata nagrody jubileuszowej przed upływem okresu wymaganego przez przepisy pracodawcy.
W interpretacji tej wskazano, iż decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tych świadczeń z obowiązku składkowego ma periodyczność (nie częściej niż pięć lat) nabywania przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie przepisów wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie u pracodawcy. Jednocześnie przedstawiciele ZUS wyraźnie podkreślili, iż bez znaczenia prawnego pozostaje rzeczywista data wypłacenia takiego świadczenia pracownikowi. Tym samym wypłata nagrody może nastąpić w okresie krótszym niż pięć lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej u poprzedniego pracodawcy.
Podobne stanowisko przedstawiciele ZUS zajęli również w piśmie z dnia 5 listopada 2020 roku (znak WPI/200000/43/808/2020), gdzie rozpatrywana była sytuacja płatnika, który planował zmienić układ zbiorowy i wypłacać nagrody jubileuszowe tylko za lata przepracowane u niego. Nadal jednak obowiązywać miała zasada, iż nagrody będą wypłacane w 5-letnich odstępach czasu.
W tym przypadku zmiana układu zbiorowego spowodować mogła, iż w okresie przejściowym niektórzy pracownicy otrzymają kolejną gratyfikację przed upływem 5 lat od nabycia poprzedniej nagrody. Nieuwzględnienie bowiem przez pracodawcę lat pracy poza jego przedsiębiorstwem do stażu uprawniającego do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej może przyspieszyć lub opóźnić wypłatę tej nagrody dla konkretnego pracownika.
I również w tym przypadku przedstawiciele organu rentowego uznali, iż wypłata tych świadczeń może nastąpić w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej. Do zwolnienia ze składek zatem konieczne jest, by zarówno nowe, jak i stare przepisy przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat oraz pracodawca, dokonując zmian przepisów w tym względzie, nie działał w celu ominięcia prawa (by częsta zmiana przepisów dotyczących nagród jubileuszowych nie miała na celu wypłaty kwot wolnych od składek).
Podsumowując, rozpatrując zagadnienie zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych nagród jubileuszowych kluczowe są w tym względzie zapisy przepisów wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy. Muszą one bowiem przewidywać prawo do nabywania uprawnień do takowej nagrody w okresach co najmniej 5-letnich. Fakt, iż faktyczna wypłata takiej nagrody dokonana będzie w okresie krótszym, nie powoduje konieczności naliczenia składek ubezpieczeniowych. Ważne są również i brane pod uwagę podczas oceny dokonywanej przez przedstawicieli organu rentowego, intencje pracodawcy.
