Zdalne kontrole ze strony inspekcji pracy - KS Service
+
KSSERVICE

Zdalne kontrole ze strony inspekcji pracy

Wyszukaj

Zdalne kontrole ze strony inspekcji pracy
06/02/2021

Zdalne kontrole ze strony inspekcji pracy

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma utrudnioną sytuację w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli, od czasu umożliwienia pracy zdalnej pracowników większości przedsiębiorstw w Polsce, z uwagi na panującą epidemię wirusa SARS-CoV-2. Czy takowe kontrole odbywają się obecnie, czy zostały zawieszone?

Dotychczasowe zasady przeprowadzania kontroli przez PIP w zakładach pracy są obecnie niemożliwe do kontynuowania, jednakże nieprawidłowości przecież nadal zapewne są. Jak sobie radzą w związku z tym kontrolerzy PIP?

W związku ze stanem epidemii wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19 konieczne było zmodyfikowanie działań PIP ze względu na docierające do tej instytucji informacje o nieprawidłowościach oraz oczekiwania społeczne dotyczące egzekwowania prawa w tym zakresie, jak informuje Jarosław Leśniewski, zastępca głównego inspektora pracy, który pełni obowiązki szefa Głównego Inspektoratu Pracy (GIP) do czasu wyłonienia nowych władz. Od 25 stycznia 2021 roku kontrole PIP mogą być przeprowadzane w formie zdalnej lub hybrydowej, lub w formie mieszanej, czyli bez konieczności stawienia się w siedzibie przedsiębiorstwa podczas całego czasu trwania kontroli. Wizytacja inspektora w trybie tradycyjnym będzie konieczna wyłącznie, jeśli przedsiębiorstwo podlegające kontroli nie zgodzi się na zdalny tryb nadzoru.

Gdzie można zapoznać się z zasadami nowego trybu przeprowadzania kontroli PIP i wytycznymi tejże instytucji w sprawie organizacji pracy podczas pandemii?

Na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Pracy – ww.pip.gov.pl został uruchomiony serwis pod nową zakładką „Wyjaśnienia i wsparcie PIP”, gdzie znaleźć można między innymi aktualne wytyczne i informacje dla zatrudniających, dotyczące w szczególności zasad przeprowadzania kontroli i organizacji pracy w czasie pandemii, w tym także o zasadach badania temperatury pracowników, przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego, o badaniach profilaktycznych pracowników, szkoleń bhp, wypadkach przy pracy, środkach ochrony itp. Jest tam także zakładka z najczęściej zadawanymi pytaniami i odpowiedziami na nie oraz przydatne pracodawcom linki.

Jakie jeszcze informacje zawarte są na stronie www.pip.gov.pl, a więc serwisie poświęconym kwestiom pracodawców i pracowników w czasie pandemii?

Na stronie internetowej w serwisie Głównego Inspektoratu Pracy zamieszczone są szczegółowe informacje o zasadach nadzoru w obecnej sytuacji epidemicznej, czyli wprowadzonych obostrzeń i ograniczeń w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Serwis ten jest skierowany szczególnie do pracodawców, ale mogą z niego korzystać także pracownicy, którzy mają jakiekolwiek wątpliwości w zakresie interpretacji przepisów i chcą je rozwiać we własnym zakresie. W jednym miejscu zebrano dane dotyczące sposobu przygotowania się do kontroli PIP oraz wszelakie potrzebne porady prawne, a w tym także te, które dotyczą przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego w związku z epidemią wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19, realizowania działań zapobiegających zakażeniom, różnic pomiędzy środkami ochrony indywidualnej i osobistej, możliwości badania temperatury pracownikom na terenie zakładu pracy, a ponadto także zatrudniania cudzoziemców.

Jak w rzeczywistości wyglądają obecnie kontrole PIP i jakie są w związku z tym nowe procedury?

Obecne kontrole przeprowadzane są w formie zdalnej, w oparciu o platformę usług administracji rządowej e-PUAP, firmową pocztę elektroniczną, rozmowy telefoniczne, połączenia wideo poprzez komunikatory, do których link otrzymuje się na firmowy adres e-mail od inspektora PIP, oraz innych narzędzi teleinformatycznych.

O zamiarze przeprowadzenia kontroli w przedsiębiorstwie, inspektor powiadomi za pośrednictwem poczty elektronicznej lub platformy e-PUAP i jeśli przedsiębiorca zgodzi się na taką formułę kontroli, inspektor przedstawi zakres kontroli. Spełnienie żądania okazania dokumentów będzie możliwe w postaci:

  • elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym
  • kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem
  • skanu dokumentu papierowego potwierdzonego podpisem elektronicznym
  • zdjęć
  • nagrań wideo

W siedzibie przedsiębiorstwa inspektor pojawi się wyłącznie wtedy, kiedy zajdzie taka konieczność, co oznacza spełnienie warunku trybu hybrydowego.

Do kogo będzie należała ocena, czy zakres kontroli pozwala na jej przeprowadzenie w formie zdalnej lub hybrydowej i czy tylko od zakresu kontroli będzie zależała ostateczna decyzja?

Hybrydowe lub zdalne kontrole PIP dotyczą wyłącznie przypadków, w których bezpośrednia obecność inspektora nie jest wymagana. To od oceny inspektora zależy, czy temat i zakres kontroli oraz charakter działalności prowadzonej przez podmiot wyznaczony do kontroli pozwala na takową formułę kontroli. Oczywiście PIP nadal prowadzi kontrole w trybie tradycyjnym, w tym przede wszystkim wszelakie przypadki związane z wypadkami przy pracy o charakterze ciężkim, zbiorowym, czy śmiertelnym, a także w przypadkach bezpośredniego zagrożenia życia i zdrowia pracowników wykonujących swe obowiązki na terenach placów budowy. 

Czy istnieją  przypadki, kiedy podczas przeprowadzania kontroli w formie zdalnej, została zmieniona formuła i sposób kontrolowania na bezpośredni?

Oczywiście jest to możliwe i takowe przypadki są. Chodzi o sytuację, kiedy podczas kontroli zdalnej inspektor ma uzasadnione podejrzenie, że pracodawca mógł dopuścić się wykroczenia lub przestępstwa, wtedy wszczynana jest procedura na podstawie kodeksu postępowania karnego lub kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Wymaga to szczegółowego wyjaśnienia okoliczności danej sprawy, jak na przykład zebrania osobistych zeznań od osób podejrzanych o naruszenie przepisów prawa. W takiej sytuacji inspektor zmienia tryb kontroli na bezpośredni.

Jakie są opinie przedsiębiorców na temat konieczności zmiany formuły kontroli PIP na hybrydową lub zdalną?

Kataryna Siemienkiewicz, ekspert Pracodawców RP podkreśla, że przedsiębiorcy nie kwestionują konieczności sprawowania kontroli nad zatrudnieniem, a także chwalą usprawnienia systemu nadzoru oraz jego dostosowanie do obecnych warunków funkcjonowania gospodarki, a więc działania przedsiębiorstw oraz zatrudnionych w nich pracowników, którzy przecież również zmuszeni byli do przeorganizowania swojej działalności i obowiązków w związku z panującą pandemią.

Jakie są plany PIP w zakresie przeprowadzenia kontroli przedsiębiorstw w 2021 roku i jaki będzie ich zakres?

W 2021 roku PIP planuje przeprowadzić 52 tys. kontroli, których priorytetem będzie sprawdzenie przestrzegania przepisów tarcz antykryzysowych, szczególnie tych w zakresie prawnej ochrony pracy oraz działań podejmowanych przez pracodawców w związku z koniecznością zapewnienia bhp w czasie epidemii.

Nadzór nad przestrzeganiem rozwiązań prawnych przewidzianych w tzw. Tarczach antykryzysowych obejmuje sprawdzenie min.:

  • porozumienia o warunkach i trybie wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru pracy, a w tym zawarcie porozumienia i przekazanie właściwemu Okręgowemu Inspektoratowi Pracy, wysokość wynagrodzenia pracownika objętego przestojem ekonomicznym, czy wysokość wynagrodzenia pracownika objętego obniżonym wymiarem czasu pracy
  • porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy oraz porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia, min. prawidłowość wprowadzenia i stosowania systemu równoważnego czasu pracy
  • ograniczeń w stosowaniu nieprzerwanego odpoczynku
  • ograniczeń wysokości odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń pieniężnych
  • wykonywania pracy zdalnej
  • udzielania zaległego urlopu przez pracodawcę bez zgody pracownika
  • utrzymania w zatrudnieniu pracowników objętych dofinansowaniem

Podsumowując, dobrze się dzieje, że wobec zmieniających się warunków w gospodarce, wymuszonych epidemią wirusa SARS-CoV-2 powodującego chorobę COVID-19, zmienia się także podejście urzędników, a w tym min. pracowników PIP oraz przepisy umożliwiające im nieprzerywaną pracę, co w konsekwencji przekłada się na zniwelowanie pojawiających się nieprawidłowości w stosowaniu przepisów prawa. Od tego roku bowiem, za zgodą przedsiębiorcy, inspektor pracy przeprowadzić może kontrolę zdalnie lub hybrydowo, za pomocą telefonu, połączeń wideo i poczty elektronicznej.